Alte 5 puncte pe ordinea de zi care conditioneaza reusita evenimentelor corporate

Minighid pentru evenimente business reusite in alte 5 puncte

E greu sa bifezi pe ordinea de zi evenimente business reusite? Sau usor? Ce crezi?

Misiunea pare la-ndemana oricui a organizat pana acum macar o zi e nastere sau o reuniune intre colegi. Totusi, nu e.

O zi de nastere, o reuniune, o intalnire dupa N ani, desi complexe, cu multi invitati, cu meniuri diversificate si multe cat pentru o oaste, sunt evenimente de alt soi, care nu se prea leaga cu cele corporate. Cel putin nu ca organizare.

Minighid pentru evenimente business reusite in alte 5 puncte

Am inceput prin a te lumina cu privire la primii pasi cand planifici un eveniment corporate de succes. Obiective, target, buget, team… Era doar introducerea. Urmeaza partea consistenta… cuprinsul…

1. Pentru evenimente business reusite, fixeaza data si ora

evenimente business reusite - fixeaza data si ora

Ai ajuns in fata coordonatelor temporale: data si ora. Pentru prima variabila vor fi multe de detaliat: perioada potrivita, sezon, ziua saptamanii, marimea evenimentului, preaviz (timpul necesar invitatiilor).

Data

Sa-ti fie mai simplu, raspunde-ti daca vrei la intrebarea: Cat timp iti ia sa te ocupi de toate chestiunile? La final vei obtine o prognoza, care e mai buna decat estimarea fara nicio detaliere.

Daca e vorba despre o aniversare, treaba e aproape rezolvata. Macar stii cu aproximatie cand se va intampla.

Insa in alte ocazii, ca sa nu dai rateuri, pentru ca rezultatele sa fie evenimente business reusite, ia in considerare (nu neaparat in aceasta ordine):

  • Perioada potrivita: Gaseste o data care nu se suprapune peste o sarbatoare religioasa sau / legala (zile libere). Adica exclude zilele cand oamenii obisnuiesc sa-si ia alte angajamente (concedii, vacante, iesiri etc.). Nu te vei baza pe ei 100%.
  • Sezonul: Nici in acest caz nu poti arunca evenimentul orbeste in orice anotimp. Si depinde de eveniment (outdoor / indoor, tipologie etc.). De la un anotimp la altul si de la o luna la alta, se schimba de pilda temperaturile, lungimea orelor de lumina.
  • Ziua din saptamana: Nimanui nu-i e indiferent daca momentul se tine intr-o luni sau in weekend. In timpul saptamanii oamenii sunt ocupati de regula cu serviciul, in weekend cu relaxarea. Se va gasi un compromis intre variante.
  • Marimea evenimentului: Timpii ii vei stabili cu aproximatie. Poate fi de ajutor intocmirea unui calendar cu task-uri zilnice. In dreptul fiecaruia, noteaza si variabila temporala (timpul pe care-l consideri necesar sa duci la indeplinire sarcina).
  • Preavizul: Nu te poti astepta ca lumea sa fie prezenta obligatoriu. Fiecare mai are probabil si alte obligatii la care sa raspunda. Asadar, e de bun simt un preaviz de 2-3 saptamani, chiar 1 luna, timp in care oamenii sa confirme prezenta.

Ora

Conteaza la fel de mult sa identifici ora adecvata. In acest caz, foarte mult depinde de tipul si de programul evenimentului.

Nu ai multe optiuni in schimb cand se stie ca va fi o cina de afaceri. E clar ca invitatiile nu vor avea trecute ora pranzului pe ele.

Apoi, daca tot te gandesti la un event seral gen cina la restaurant, e preferabil sa lasi un timp intre finalul programului si inceputul bairamului sau ce-o mai fi el. Timp pentru un dus, schimbarea tinutelor (si altele necesare).

2. Pentru evenimente business reusite, hotaraste locatia

hotarasate locatia

Dar nu alege orice locatie, ci ACEEA, UNICA, INEGALABILA… etc. etc. Nu te poti opri la oricare doar pentru ca e mai ieftina, mai la indemana sau singura libera.

E cea care-si va aduce aportul la conturarea atmosferei. E cea pe care lumea si-o va aminti cu (ne)placere. Tot cu eate astepti sa nu dai gres nici daca printre participanti se numara cei mai ursuzi indivizi. Se presupune ca au si ei loc.

Cu ursuzi sau nu pe liste, conteaza ca totul sa fie un succes. Asadar nu subestima acest punct.

Cum nu orice locatie, nu orice sala de evenimente, nu orice restaurant sau centru de agrement se ”asorteaza”, din nou, vei trece prin filtrul unor intrebari:

  • La ce numar de invitati te gandesti?
  • Ce fel de activitati ai in plan?
  • Cat de incapatoare sa fie sala?
  • Dispui de toate serviciile necesare?
  • Exista dotarile de care e nevoie?
  • E suficient de accesibila ca distanta?
  • Exista locuri de parcare suficiente?
  • Se potriveste conceptului?
  • Exista cazare si spatii de relaxare?

Uneori, compania include sali si spatii adecvate pentru o multime de evenimente. Si atunci nu mai e nevoie de toata aceasta ”externalizare”.

In caz contrar, inainte de a lua o decizie, fa un salt pana la locatia cu pricina. De multe ori ”live”, se prezinta mult mai bine decat o stii din imagini. Sau poate mult mai prost. Deci efortul unei vizite merita.

3. Pentru evenimente business reusite, stabileste programul…

evenimente business reusite - stabileste programul

Checklist-ul event-ului sau agenda are musai un program. Intocmirea si stilizarea lui pas cu pas permite:

  • Planificarea evenimentului ca la carte – Astfel, vei avea toate etapele sub control, fara momente ”moarte” sau dimpotriva prea incarcate.
  • Cunoasterea lui si de catre invitati – Fiecare participant si furnizor de servicii va cunoaste varitele faze din derularea event-ului.

De asemenea, e posibil ca ordinea de zi sa includa invitati speciali (speaker-i, personalitati, CEO etc.), unde din nou e necesara integrarea lor in agenda.

4. … Si meniurile

evenimente business reusite - stabileste meniurile

Nu poti sari nici de ele. Oricare este conceptul ales, nu se pot lasa invitatii lihniti de foame si storsi de sete. Gandurile, emotiile, amintirile, hotararile, afacerile, inspiratia si toate celelalte trec prin stomac.

Oamenii intra adesea in vorba exprimand pareri pe marginea meniurilor. Sunt cele care sparg gheata chiar mai mult decat muzica. Nu ca aceasta din urma nu conteaza. Preparatele culinare si bauturile incurajeaza initiativele, conversatiile, schimburile de idei, conexiunea oamenilor.

Chiar daca nu planifici o petrecere corporate, ci un atelier, un curs sau o gala, intotdeauna va exista macar o pauza. In functie de orar, un aperitiv, un brunch, o revitalizare cu bauturi sunt mereu binevenite printre oaspeti.

5. Ia in calcul si alte servicii conexe

servicii conexe evenimente business reusite

Sa spunem ca data, locatia si meniurile fac parte din ”cuprinsul” planului de organizare. Desigur, fiecare la randul sau, la fel ca restul componentelor, se invarte in jurul bugetului.

Pentru ca evenimentul sa arate super profesionist, printre task-uri se vor regasi si alte servicii. Le vom numi auxiliare. Teoretic, se poate si fara ele. Dar nu practic.

  • Foto & video & audio
  • Animatori
  • Muzica

Abia dupa ce se contacteaza toti furnizorii acestor servicii te poti gandi la expedierea inviatiilor catre participanti.

A fost lung parcursul?

parcurs lung evenimente corporate

In masura in care e un succes, orice fapt insemnat, orice fenomen, instantaneu, intamplare din istoricul unui companii ii va aduce un plus valoare. Sau asteapta-te sa esuezi cand sari etape, neglijezi si amesteci pasi.

Te gandesti la un eveniment corporate in viitorul apropiat? Ia in calcul cator tipologii le poti da curs la Camelot Resort!

Iti lipseste viziunea? Contacteaza-ne si impreuna vom pune cap la cap fiecare idee, pentru un final neasteptat de… reusit!

Foto: www.blog.printsome.com

Primii 4 pasi cand organizezi un eveniment business: De unde incepi pentru momente perfecte?

Eveniment corporate de succes: Organizare pas cu pas

Un eveniment corporate de succes e visul oricarei mici sau mari companii, organizatii, echipe, asociatii. Doar ca nu ia nastere din neant. Nu se materializeaza peste noapte, decat dupa multe planuri, idei puse cap la cap. Si dupa multe nopti.

Organizarea lui poate fi un esec total. Sau, dimpotriva, o reusita. Cum faci insa sa-ti iasa socotelile?

Dilema exista. Poate fi si cazul tau.

Eveniment corporate de succes: Organizare pas cu pas

O chestiune si un mare semn de intrebare planeaza peste capetele celor insarcinati cu toata treaba de organizare si planificare.

Nu e nevoie sa ai de transpus in plan real o mega nunta V.I.P., nici un super congres al unor minti luminate. Poate tot ce ai de pregatit este o lansare de produse a unui brand nou intrat pe piata, un eveniment muzical sau doar o cina de afaceri.

Chiar daca circumstantele difera, chiar daca fiecare eveniment e diferit, in linii generale, pasii sunt aceiasi. Si trebuie respectati.

Identificarea obiectivelor

Foto: www.thebelgradeeventscompany.com

Poate-ti pare banal, dar startul coincide cu definirea clara a obiectivelor. Iti va fi mai usor sa le bifezi pe parcurs cand stii din prima ce vrei.

Care e motivul pentru care ai hotarat ca e cazul pentru un eveniment business? Ce speri sa obtii dupa, unde vrei sa ajungi?

Vrei sa pui intr-o lumina favorabila imaginea companiei ori sa dezvolti brandul? Sau poate sa construiesti noi legaturi cu ”exteriorul” si sa atragi noi parteneri si contracte?

Nu ai cum sari peste aceasta prima etapa. E cea care va dicta strategiile viitoare (de organizare, de promovare).

Poate fi vorba despre petreceri private, inaugurari de sedii sau de proiecte, dar si despre cursuri de formare sau congrese. Fiecare situatie implica apoi anumite alegeri.

Stabilirea targetului

eveniment corporate de succes

Odata ce stii ce urmaresti, poti trece la partea de organizare practica. Si vei continua cu hotararea targetului.

Fiecare companie si afacere are propriul target de referinta. Pot fi angajati, clienti, colaboratori si parteneri sau chiar un public mult mai vast. In cazul tau, cum arata ”profilul” persoanelor pe care vrei sa le captezi?

Categorii sunt multe, dar ca sa organizezi un eveniment corporate de succes, trebuie sa ai idei clare asupra publicului tinta. Trebuie sa te ”modelezi” dupa el si sa-i intuiesti asteptarile, tocmai pentru a le satisface.

Stabilirea targetului permite apoi selectarea celei mai eficace metode de promovare, asa incat sa atraga cat mai multi invitati.

De pilda, in cazul colectivului, indiferent de ierarhie, functioneaza foarte bine activitatile de team building. E de inteles la vastitatea optiunilor dintre care se poate alege.

In cazul colaboratorilor, rezultate interesante se obtin cu lansari, conferinte, dar si cu pranzuri / cine de afaceri. In timp ce cu workshopuri te poti adresa publicului larg, oamenilor ”vizati” sa devina clienti.

Fixarea bugetului

eveniment corporate de succes - fixarea bugetului
Foto: www.hotelnewsresource.com

Pana aici e totul clar. Ai obiective precise. La fel e si targetul. Un alt punct crucial se refera la hotararea unui buget. Abia apoi urmeaza un plan real.

Cand nu exista posibilitatea sa se influenteze cifrele, obligatoriu, evenimentul se va ”croi” dupa bugetul initial (nu invers), in care e musai sa te incadrezi. In functie de ”generozitatea” sa, se poate:

  • Intocmi o lista cu un numar mai mare / mic de invitati;
  • Alege o sala de evenimente mai sofisticata, mai cocheta sau o locatie nu atat de pretioasa si de pretentioasa;
  • Hotari diversitatea serviciilor, activitatilor, momentelor etc.

Desigur, exista si varianta finantarilor din exterior si sponsorizarilor. Insa tine cont ca pe parcurs pot sa apara si cheltuieli suplimentare, mai greu de prevazut si totodata mai greu de acoperit.

Nu e grav nici cu un buget restrans sau / si fix. Se pot organiza momente reusite, cu conditia sa se planifice totul punct cu punct.

Formarea echipei

eveniment corporate de succes - formarea echipei

Organizarea evenimentelor corporate reusite nu e posibila prin interventii solitare. Exista o multime de chestiuni de controlat si stabilit.

Oricat de capabila e o persoana, sunt mici sanse (spre nule) sa reuseasca singura. E aproape imposibil sa performeze in toate domeniile. E si mai putin probabil ca poate fi in mai multe locuri simultan, ocupandu-se de fiecare sarcina in parte.

Insa se poate alia cu alti oameni nu mai putin capabili, formand o echipa. Unde fiecare membru vine cu cate o competenta profesionala specifica, cu cate un talent si abilitate, cu o certa personalitate si atitudine.

Secretul succesului depinde de aceasta echipa. Mai bine putini membri, dar buni. E de prefarat sa fie oameni cu care ai avut tangenta / ai lucrat anterior, carora le cunosti calitatile si valoarea, in care ai incredere.

Nu e panica nici daca nu-i cunosti, caz in care selectia se va baza pe aptitudini, recomandari si experiente individuale.

Crezi ca un eveniment corporate de succes poate fi solutia in cazul tau?

Ia-ti cat timp vrei. Sa te gandesti, sa analizezi, sa planifici, sa pui negru pe alb toate ideile. Abia apoi treci la nivelul urmator, unde in functie de context, ai de bifat o locatie, o data, un meniu etc.

Dar despre toate iti mai povestim cu alte ocazii. Ca nu-ti putem dezvalui chiar totul din prima citire… Altfel unde-ar mai sta farmecul povestii?

Foto: www.stanventures.com

Idei de team building: Cand construirea unei echipe mai puternice se poate pune in scena la Camelot Resort

Activitati de team building outdoor: Propuneri pentru companii la Camelot Resort

Pe la birou, in jurul tau, se arata tot mai multe chipuri lungi si ursuze? Lipsa de energie pare sa devina o norma de conduita, iar lucrurile nu mai functioneaza cum o faceau candva? Dupa ”simptome”, fara urma de-ndoiala, e timpul pentru activitati de team building.

Ca sa revitalizeze atmosfera, sa intareasca relatiile, sa trezeasca pofta de lucru, sa motiveze mintile letargice, sa indeparteze dificultatile de colaborare, sa construiasca si sa uneasca echipa.

Pe scurt, putina actiune e numai buna sa stimuleze activitatea tuturor, sa sporeasca productivitatea, asa incat lucrurile sa se-ndrepte, iar compania sa apuce calea dreapta.

Activitati de team building outdoor: Propuneri pentru companii la Camelot Resort

Ne vom opri la cateva propuneri ”cu zvac”, ce se pot desfasura in natura, in spatii deschise. Vom ”sari” peste acelea plictisitoare, pe care oricum nu le vrea nimeni. Si peste acelea de interior, pe care le poti pastra pentru cand o sta ursul in hibernare.

Ca acum vremea te cucereste cu blandetea ei, chiar printre stropi si cer posomorat. Ba e mai mare dragul sa stai la aer, fara sa simti cum fierbinteala pare hotarata sa-ti topeasca maruntaiele. Asta in caz ca tanjesti dupa canicula...

Sa ne-apropiem de obiectiv... Ce activitati de team building merg in situatii de criza corporativa, cand productivitatea abia se mai intrezareste sau pentru cand, pur si simplu, la nivel intern e nevoie de o pauza de incarcat energii?

Turneu de sah

activitati de team building - sah in aer liber

Foto: www.reinatrustbuilding.com

Se organizeaza nunti in aer liber si competitii de tot soiul... Cum sa nu se organizeze si turnee, fie ele doar de sah? Nu e cum ai inventa tu acum roata ori gaura la macaroana... Au facut-o altii cu mult inainte..

Ei bine, turneul de sah poate fi o modalitate prin care se poate incuraja latura competitiva. Pe deasupra, asa ca toate jocurile de societate, sahul vine cu o seama de beneficii, reusind sa favorizeze:

  • Functiile cognitive (memorie, atentie, concentrare);
  • Luarea deciziilor si rezolvarea problemelor;
  • Relaxarea, deja dupa primele ”schimburi”;
  • Relatiile sociale, atenuand timiditatea;
  • Dezvoltarea increderii reciproce;
  • Controlarea reactiilor impulsive;
  • Abilitatile de planificare si organizare etc.

Cu cat echipa e mai numeroasa, cu atat mai bine, deoarece colegii se pot lansa in adevarate campionate. Se poate incerca, de exemplu, o organizare pe grupe (ca la fotbal). Sau batalia se poate da intre 2 participanti alesi aleator.

In functie de preferinte , de”orientare” sau de ”recuzita”, turneul de sah poate deveni turneu de remi (rummy), de table, scrabble, monopoly etc. Toate vin cu efecte similare, fiind mereu bine-venite pentru activarea unor comportamente, judecati, hotarari.

Adevaruri si minciuni

Foto: www.chiralafrique.com

Practic, e vorba despre un joc ce se poate pune in scena cam oriunde, fara exceptii: acasa, la birou, la scoala, in excursii, in camping etc. Poate fi un excelent ”spargator de gheata” pentru integrarea nou-venitilor.

La fel de bine, reprezinta o strategie draguta cu scopul de a reduce distantele create intre colegi sau intre diverse niveluri ierarhice. Obiectivul e sa-i apropie pe membrii companiei, sa incurajeze comunicarea si cunoasterea reciproca.

Concret, fiecare are de scris pe un biletel sau pe telefon 2 adevaruri si 1 minciuna despre propria persoana. Sau, asezandu-se cu totii in cerc, incep prin a se prezenta pe rand, integrand in ”discurs” cate 2 adevaruri si 1 minciuna (secrete toate).

Farmecul si provocarea consta in a intui adevarul, facand diferenta intre realitate si fictiune. Totul, prin intrebari indirecte si scurte conversatii de grup.

Pranz corporate

Chiar daca cinele de afaceri, aniversare sau la cine stie ce ocazii sunt cele mai frecvente, daca se cauta activitati de team building, poate ar merge mai bine un aperitiv servit la pranz. Sau ceva in genul ”brunch”.

In general, o cina corporate e mult prea formala pentru scopul intalnirii. Iar cand se cauta mai degraba momente de relaxare, mai bine poate fi vazut un pranz sau chiar o iesire undeva la iarba verde. Dar iute, cat mai e verde vegetatia.

Daca nu e foarte accesibila zona si trebuie ajuns prea departe pentru o arie amenajata de gratare si campare, totul se poate organiza intr-un centru de agrement. Sau intr-un local cu terasa, cu spatii verzi si multiple posibilitati de servire a mesei.

Un pahar cu vin, un cocktail alcoolic pot face minuni. Cateva ”grade” acolo, in pahar, pot relaxa mai cu seama colegii introvertiti, figuri ce stiu prea bine sa se camufleze in spatele biroului, figuri a ale caror existente au trecut pana atunci neobservate.

Workshop culinar

O alta incercare prolifica pentru componentii firmei poate aduce in prim-plan maini pricepute, ascunse pana atunci in spatele registelor, tastaturilor, intalnirilor oficiale si evenimentelor corporate cu accente formale.

O zi de gatit in aer liber poate insufleti infatisarea companiei si revitaliza spiritul membrilor sai. Asa ca, in locul eternului pranz la restaurant, personalul angajat se poate capta printr-un fel de atelier gastronomic, in care toata lumea e implicata, pana la cel mai putin indemanatic individ.

La final, de castigat au cu totii, fara exceptii. Printre arome de te-apuca lesinul, printre platouri multicolore ce-ti lasa gura apa, participantii vor gasi prilej sa interactioneze chiar cu un superior aparent inabordabil. Si chiar despre argumente ce nu au legatura cu job-ul.

In ansamblu, de la mic la mare, fiecare membru se poate lansa in conversatii mai mult sau mai putin ”cu dedicatie”. Totul, in timp ce se rasfata cu preparate gatite cu drag si voie buna.

Cum ar fi sa incerci aceste activitati de team building la Camelot Resort?

activitati de team building - camelot drona

Altii au trecut cu bine de asemenea provocari. Printre zambete si raze de soare, cu activitati informale, au reusit sa se relaxeze, sa se detensioneze, sa scape poate de ranchiuna, sa consolideze niste relatii sau doar sa se dedice unor momente de libertate.

De aici, beneficiari finali sunt:

  • Pe de o parte, membrii echipei (castiga un mediu de lucru mai senin, invata sa se coordoneze mai bine, castiga increderea colegilor etc.);
  • Pe de alta, compania ca structura (imbunatatirea performantelor, o productivitate superioara, atingerea succesului etc.).

La fel ca ei, poti incerca si tu! Daca ideea-ti surade (si stim ca-i asa), asteptam sa iei legatura cu noi prin mijloacele pe care le preferi si pe care le poti alege accesand pagina de Contact!

Foto: www.talkofthetownatlanta.com